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Perguntas e Respostas

Publicado em Quinta, 21 Maio 2015 15:18 | Última atualização em Quinta, 04 Fevereiro 2016 16:50


Nesta página, você encontra esclarecimentos para as dúvidas mais comuns relacionadas ao Sistema Eletrônico de Informação.

Quais tipos de processo serão eletrônicos?

Resposta: Todos os processos criados a partir do dia 3 de Janeiro de 2016, tanto na área meio como na área fim, serão exclusivamente eletrônicos, sem exceção. Após a implementação do SEI, não haverá mais autuação de processo em papel.

O que acontece com os processos antigos?
Resposta:
 Todos os processos finalísticos que, em novembro de 2015, estiverem pendentes de decisão serão digitalizados e disponibilizados no SEI. A tela da última movimentação no SGED ou outro sistema de gestão eletrônica de informações anterior ao SEI será inserida no processo, os autos físicos receberão um termo de encerramento e conversão do processo em eletrônico, e posteriormente serão arquivados conforme a tabela de temporalidade. A partir daí, a tramitação e a juntada de novos documentos se dará exclusivamente pelo SEI.

Os processos arquivados não estarão no SEI no primeiro momento, mas deverão ser digitalizados e disponibilizados no SEI no momento da primeira movimentação a partir de novembro de 2015.

Os processos da área meio serão digitalizados apenas sob demanda da área responsável. Recomenda-se que os processos antigos que permeiam mais de um exercício (como pagamento de serviços continuados) sejam encerrados ao final de novembro de 2015, e seja aberto um processo eletrônico no SEI para controle dos atos praticados a partir de novembro de 2015. Nesse caso, não é necessário digitalizar o processo original na íntegra, mas apenas os documentos fundamentais para que o processo de novembro de 2015 seja compreensível (como o instrumento contratual, por exemplo).

Quem vai cuidar da digitalização dos processos físicos e da inclusão no SEI?
Resposta: Cada unidade organizacional que possuir qualquer tipo de documento e processo em situação “trâmite” originário do SGED ou outro sistema de gestão eletrônica de informações anterior ao SEI deverá realizar a digitalização de processos e o devido cadastramento de processos no SEI. A equipe de suporte do Protocolo poderá orientar nessa atividade. Recomenda-se que não se utilizem as máquinas multifuncionais disponíveis nas unidades para digitalizar a não ser que tenha o programa de OCR e utilizando-se do manual de digitalização, os processos e incluí-los no SEI de modo independente, pois o padrão do SEI exige a digitalização em PDF pesquisável, e algumas dessas máquinas não são adequadas para esse fim.

Estou trabalhando num processo físico que ainda não está no SEI e preciso juntar um novo documento nele, ou enviá-lo para outra unidade. O que faço?
Resposta: A movimentação de processos será feita exclusivamente pelo SEI. O SGED ou outro sistema de gestão eletrônica de informações anterior ao SEI será desabilitado para inclusão de novos documentos ou tramitações. Esse sistema ficará disponível apenas para consulta. Para continuar a instrução do processo, será necessário executar a atividade relacionada na questão anterior. Após esse procedimento, será possível dar prosseguimento ao trabalho com o processo eletrônico. 

Para continuar a instrução do processo, é necessário demandar a PGA para digitalização do processo com prioridade. Após esse procedimento, será possível dar prosseguimento ao trabalho com o processo eletrônico.

Como o MD vai receber documentos a partir de novembro de 2015?
Resposta: Para o público externo, entrega de documentos para o MD não sofrerá alterações nesse primeiro momento.

Até lá, expedientes externos recebidos em papel serão digitalizados e tramitados virtualmente para a unidade competente. Documentos recebidos por e-mail poderão ser juntados ao SEI diretamente pelo servidor que o recebeu.

Jornais, periódicos, convites e envelopes lacrados serão tramitados em papel aos seus destinatários e não serão inseridos no SEI, a não ser que façam parte de instrução de processo.

Essa regra vale para a área meio e para as unidades finalísticas.

Como arquivar? Onde arquivar?
Resposta: O módulo de arquivamento somente estará disponível para o Protocolo Geral e Arquivo do MD, que atuará conforme as regras previstas pelo MD. Em relação ao papel que foi digitalizado será encaminhado para o arquivo, que tomará as devidas providências.

Após a efetiva conclusão de cada processo no SEI a autoridade competente deverá juntar um despacho de arquivamento, como forma de controle arquivístico.

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